Tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuojaseloste.
 
Laadittu 27.10.2025.
 
1. Rekisterinpitäjä
Koy Savonlinnan Olavinkatu 15 (Hotelli Savonlinna)
Osoite: Olavinkatu 15, 57130 Savonlinna
Puhelin: +358 44 7585 743
Verkkosivusto: hotellisavonlinna.fi
 
2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä voitte olla yhteydessä sähköpostitse: info@hotellisavonlinna.fi
 
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Käsittelemme henkilötietoja huolellisesti ja vain ennalta määriteltyihin, laillisiin tarkoituksiin.
 
Huone- ja palveluvaraukset
Kun teet varauksen, keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, kuten nimen, yhteystiedot, maksutiedot ja majoitukseen liittyvät tiedot. Näiden tietojen käsittelyn tarkoituksena on majoitus- tai muun palvelusopimuksen tekeminen, varauksen hallinnointi, laskutus sekä asiakaspalvelu varaukseesi liittyen. Käsittelyn oikeusperuste on välillämme syntyvä sopimus.
 
Erityispyyntöjen käsittely
Jos ilmoitat meille erityistoiveita, kuten ruokavalioon tai esteettömyyteen liittyviä terveystietoja, käsittelemme näitä tietoja ainoastaan palvelun räätälöimiseksi tarpeidesi mukaisesti. Näiden arkaluonteisten tietojen käsittely perustuu aina nimenomaiseen suostumukseesi.
 
Sisäänkirjautuminen ja matkustajailmoitus
Sisäänkirjautumisen yhteydessä keräämme lain vaatimat tiedot matkustajailmoitusta varten. Näitä tietoja ovat esimerkiksi nimi, kansalaisuus, syntymäaika ja tarvittaessa matkustusasiakirjan tiedot. Käsittely perustuu lakisääteiseen velvoitteeseemme.
 
Markkinointi ja analytiikka
Voimme käyttää nimeäsi ja sähköpostiosoitettasi uutisten ja tarjousten lähettämiseen, mikäli olet antanut siihen suostumuksesi. Verkkosivustollamme käytämme evästeiden avulla kerättyjä tietoja (kuten IP-osoite ja selaintiedot) mainonnan kohdentamiseen ja sivuston käytön analysointiin palveluidemme parantamiseksi. Sähköinen suoramarkkinointi ja ei-välttämättömien evästeiden käyttö perustuvat suostumukseesi.
 
Asiakaspalaute ja -suhteen hoito
Voimme käyttää yhteystietojasi ja majoitushistoriaasi asiakaspalautteen pyytämiseen ja asiakassuhteen hoitamiseen. Tämän käsittelyn oikeusperuste on oikeutettu etumme kehittää palveluitamme ja varmistaa asiakastyytyväisyys.
 
4. Käsiteltävät henkilötietoryhmät
Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja yllä mainittuihin tarkoituksiin:

• Perustiedot: etu- ja sukunimi, kieli.

• Yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, postiosoite.

• Tunnistetiedot: kansalaisuus, syntymäaika, matkustusasiakirjan numero (lain niin vaatiessa).

• Varaustiedot: saapumis- ja lähtöpäivä, huonetyyppi, varatut lisäpalvelut, hinta, kanssamatkustajien nimet.

• Maksutiedot: luotto- tai pankkikortin tiedot, laskutustiedot.

• Erityistiedot: itse antamasi tiedot allergioista, ruokavalioista tai liikuntarajoitteista (käsitellään vain nimenomaisella suostumuksella).

• Tekniset tiedot: IP-osoite, evästetiedot, verkkosivuston käyttötiedot.

 
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Saamme henkilötietoja pääsääntöisesti suoraan sinulta itseltäsi verkkosivujemme, oman varausjärjestelmämme, sähköpostin tai puhelimen kautta. Voimme saada varaustietoja myös kolmansilta osapuolilta, kuten matkatoimistoilta tai online-varauspalveluista (esim. Booking.com ja Expedia Group), joiden kautta olet tehnyt varauksen.
 
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirto EU/ETA-alueen ulkopuolelle
Emme luovuta henkilötietoja säännönmukaisesti ulkopuolisille, lukuun ottamatta tilanteita, joissa se on välttämätöntä palvelun tuottamiseksi tai lain niin vaatiessa.
Käytämme toiminnassamme alihankkijoita ja palveluntarjoajia (henkilötietojen käsittelijöitä), jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme. Tällaisia ovat esimerkiksi IT-järjestelmien toimittajat, maksunvälityspalvelut sekä markkinointi- ja analytiikkapalvelut (kuten Meta ja Google). Olemme varmistaneet sopimuksin, että kaikki käsittelijämme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.
Jotkin käyttämistämme palveluntarjoajista, erityisesti markkinoinnin ja analytiikan osalta, saattavat sijaita EU/ETA-alueen ulkopuolella, esimerkiksi Yhdysvalloissa. Näissä tapauksissa varmistamme riittävän tietosuojan tason käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita (SCC) ja tarvittaessa muita täydentäviä suojatoimia.
 
7. Henkilötietojen säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen tai lakisääteisten velvoitteiden vuoksi.

• Varaus- ja asiakastiedot: Säilytetään pääsääntöisesti 3 vuotta viimeisimmän majoituksen jälkeen.

• Matkustajailmoitukset: Säilytetään lain vaatiman yhden (1) vuoden ajan, jonka jälkeen ne hävitetään asianmukaisesti.

• Kirjanpitoaineisto: Säilytetään kirjanpitolain vaatiman ajan (pääsääntöisesti 10 vuotta tilikauden päättymisestä).

• Markkinointisuostumukset: Tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

 
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Suojaamme henkilötietoja huolellisesti asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Sähköisessä muodossa olevat tiedot on suojattu palomuurein, salasanoin ja muilla alan parhaiden käytäntöjen mukaisilla keinoilla. Pääsy tietoihin on rajattu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä työtehtäviensä hoitamiseen, ja henkilöstömme on sitoutunut salassapitovelvollisuuteen.
 
9. Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on rekisteröitynä seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy tietoihin: Oikeus tarkistaa, mitä tietoja olemme sinusta tallentaneet.

• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista.

• Oikeus tietojen poistamiseen: Oikeus pyytää tietojesi poistamista tietyin edellytyksin ("oikeus tulla unohdetuksi").

• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Oikeus pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista.

• Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä, kun se perustuu oikeutettuun etuumme. Sinulla on ehdoton oikeus vastustaa suoramarkkinointia.

• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Oikeus saada itse toimittamasi tiedot koneellisesti luettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen.

• Oikeus peruuttaa suostumus: Jos käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa se milloin tahansa.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Pyydämme sinua esittämään pyyntösi kirjallisesti ja varautumaan henkilöllisyytesi todentamiseen. Vastaamme pyyntöihin kuukauden kuluessa.
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan lainsäädäntöä, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon (www.tietosuoja.fi).
 
10. Evästekäytännöt
Käytämme verkkosivustollamme evästeitä. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi. Osa evästeistä on välttämättömiä sivuston toiminnan kannalta, kun taas osaa käytetään analytiikkaan ja markkinointiin.
Käytämme markkinoinnin ja analytiikan apuna kolmansien osapuolien palveluita, kuten Google Analytics, Google Ads ja Meta Pixel. Nämä palvelut käyttävät evästeitä kerätäkseen tietoa sivustomme käytöstä ja auttaakseen meitä kohdentamaan mainontaa.
Pyydämme suostumuksesi ei-välttämättömien evästeiden käyttöön sivustolle saapuessasi evästebannerin kautta. Voit muuttaa evästeasetuksiasi milloin tahansa sivustomme kautta.